A criação, em Abril de 1975, do cargo de Provedor de Justiça determinou a existência de uma estrutura de apoio. A referida estrutura, criada em Março de 1976, teve a designação inicial de "Serviço do Provedor de Justiça", e, até Dezembro de 1992, funcionou no nº 38 da Av. 5 de Outubro. Actualmente, a Provedoria de Justiça está instalada na Rua do Pau de Bandeira, nºs 7 e 9, à Lapa, em edifício próprio. A estrutura orgânica da Provedoria é regulada pelo Decreto-Lei nº 279/93, de 11 de Agosto.

A organização da Provedoria de Justiça tem por base: uma Assessoria - conjunto de Coordenadores e Assessores, recrutados por livre escolha do Provedor de Justiça - que executa as tarefas determinadas pelo Provedor de Justiça ou pelos Provedores-Adjuntos; e uma Direcção de Serviços de Apoio Técnico e Administrativo, que compreende uma Repartição Administrativa, a Divisão de Informaçõess e Relações Públicas, a Divisão Informática e a Divisão de Documentação. Esta última estrutura é dirigida por um Secretário Geral.

Desde a primeira hora, o Serviço do Provedor de Justiça revelou-se de extrema importância para que, de forma eficiente e eficaz, o Provedor pudesse desempenhar as funções que lhe foram conferidas pela Constituição e pelo próprio Estatuto.

Significativa do relevo dessas funções e do reconhecimento por parte dos cidadãos da actividade do Provedor de Justiça é a necessidade de alargamento do quadro de pessoal que, desde 1979, tem sido levado à prática. O legislador tem, aliás, acompanhado aquele reconhecimento e a aludida necessidade. Neste sentido, foi prevista a possibilidade da existência de mais de um Provedor-Adjunto, bem como a criação de um Gabinete, ao qual compete prestar apoio directo e pessoal ao Provedor de Justiça.

No entretanto, a designação "Provedoria de Justiça" veio substituir a de "Serviço do Provedor de Justiça" (vide Decreto-Lei nº 189-A/76, de 15 de Março, Lei nº 10/78, de 2 de Março, e Decreto-Lei nº 279/93, de 11 de Agosto). Este último, único diploma orgânico em vigor (alterado pelo Decreto-Lei 15/98, de 29 de Janeiro), contém inovações significativas, entre as quais se realça, no novo quadro da assessoria, a relação pessoal de confiança entre o Provedor e os colaboradores respectivos, assim como foi criado o cargo de Secretário-Geral.

No que concerne à gestão financeira, é esta assegurada por um Conselho Administrativo, presidido pelo Provedor de Justiça.

Com vista a uma ainda mais eficaz e eficiente estrutura operativa a Assessoria foi dividida por áreas, as quais se regem por um critério material, que se traduz no quadro seguinte:

Em Fevereiro de 1996 foi possível estender a Provedoria à Região Autónoma dos Açores e em Fevereiro de 2000 à Região Autónoma da Madeira. Com estas Extensões pretende-se uma representação efectiva deste órgão do Estado nos arquipélagos, promovendo-se a aproximação dos seus habitantes ao Provedor de Justiça.

Funcionamento

O funcionamento da Provedoria de Justiça, que tanto pode resultar de queixas de cidadãos (com ou sem interesse directo nos casos apresentados) como da iniciativa própria do Provedor de Justiça, é, por imposição do respectivo Estatuto (Lei n º 9/91, de 9 de Abril), informal.

Esta informalidade, imprescindível aos objectivos com que foi criada, deverá, aliás, presidir não só ao seu modo de funcionamento interno como ao relacionamento com as entidades que exercem os poderes públicos e com os reclamantes.

Neste aspecto, o uso de meios informais, por natureza mais directos e pessoais, permite estabelecer canais privilegiados com os restantes organismos cuja utilidade se torna desnecessário realçar.

Quanto ao funcionamento interno, pretende-se que a estrutura da Provedoria de Justiça seja leve e desburocratizada, eliminando tudo aquilo que, sendo inútil, possa demorar a marcha dos processos e a sua conclusão.

O reclamante é sempre informado:

•  Da recepção da sua queixa, através de ofício enviado para a residência por ele indicada;
•  Da situação do seu processo, pelo menos de seis em seis meses (também pode solicitar informações através da Divisão de Informações e Relações Públicas, pessoalmente, através do telefone, por fax, por carta ou por correio electrónico);
•  Do encerramento do processo, através de ofício remetido para a residência por ele indicada.

Se a queixa apresentada não for da competência do Provedor de Justiça, é arquivada liminarmente, disso se dando conhecimento ao reclamante.

Se a queixa for recebida, por ser da competência do Provedor de Justiça, procede-se à sua análise. Neste caso, é sempre obrigatório ouvir a entidade pública visada na queixa e pode ter de se proceder a outras diligências instrutórias.

Quando estiverem recebidas todas as informações necessárias, o processo é decidido para que:

•  Caso a queixa não tenha fundamento, se encerrar o processo, dando-se conhecimento ao reclamante;
•  Caso a queixa seja procedente, formula-se uma proposta ou uma recomendação à entidade visada, para que esta corrija a eventual ilegalidade cometida ou repare a situação de injustiça verificada.

As entidades públicas não são obrigadas a acolher as propostas ou recomendações do Provedor de Justiça, visto que este não tem poderes para esse efeito.

Todavia, na maioria dos casos em que a queixa é procedente, a entidade pública acaba por aceitar as posições do Provedor de Justiça, pelo que o processo é encerrado, dando-se conhecimento ao reclamante.